Registrar

Apa itu Registrar Office?

Registrar Office adalah unit resmi di Universitas Pelita Harapan yang menangani keperluan catatan mahasiswa, dari pendaftaran, catatan, sertifikat hingga legalisasi dokumen.

Visi.

Menjadi universitas yang berpusatkan pada Kristus, yang dibangun dan dikembangkan di atas dasar pengetahuan sejati, iman dalam Kristus, dan karakter ilahi dengan tujuan menghasilkan pemimpin masa depan yang takut akan Tuhan, kompeten, dan profesional melalui pendidikan yang unggul, holistis, dan transformasional.

Misi.

  • Menyelenggarakan pendidikan transformasional yang holistis yang berakar pada Alkitab dan kerangka teologis Reformed;
  • Berkontribusi pada kemajuan ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang dipimpin oleh wawasan dunia Kristen yang alkitabiah;
  • Berpartisipasi secara redemif dalam pengembangan individu dan masyarakat bagi kemuliaan Tuhan.

Registrasi Ulang.

Melayani proses registrasi dari awal siswa masuk hingga ke semester-semester selanjutnya.

Transkrip.

Melayani permintaan pencetakan Transkrip unofficial yang dibutuhkan mahasiswa selama dalam perkuliahan.

Sertifikat Akademik.

Melayani pengambilan Ijazah, Transkrip, dan SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah) asli setelah mahasiswa dinyatakan lulus yudisium.

Surat Referensi.

Melayani permintaan pembuatan surat keterangan mahasiswa aktif untuk memproses pengajuan visa, akreditasi prodi/universitas, keperluan kantor orangtua.

Legalisasi Dokumen.

Melayani permintaan pembuatan legalisir Ijazah dan Transkrip, baik yang official maupun yang unofficial, maksimal 5 (lima) set dengan proses 2 (dua) hari kerja.

Verifikasi.

Memberikan informasi tentang verifikasi Ijazah dan Transkrip alumni, baik dari pengguna alumni center (perusahaan, rumah sakit, bank dls), registrar universitas luar negeri (WES, LSAC, LSE).

Kartu KSM.

Melayani informasi KSM (Kartu Studi Mahasiswa).

INFO KONTAK

Lokasi : Gedung A, Lantai 3
Nomor Telepon : 021-5460901/7 ext. 1325/1327
Fax : 021-54205025
Jam Pelayanan : Senin, Selasa & Jumat – jam 09:00 – 16:00 WIB

Rabu dan Kamis – jam 07:30 – 16:00 WIB

 

 

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
 

INFO KONTAK

Lokasi : Gedung A, Lantai 3
Nomor Telepon : 021-5460901/7 ext. 1325/1327
Fax : 021-54205025
Jam Pelayanan : Senin, Selasa & Jumat – jam 09:00 – 16:00 WIB

Rabu dan Kamis – jam 07:30 – 16:00 WIB

Pusat Bantuan

Topic One Listing Down
Setiap mahasiswa harus menyerahkan berkas persyaratan administrasi akademik. Persyaratan administrasi akademik ini sebagai kelengkapan data otentik dari mahasiswa yang harus disimpan di Registrar untuk keperluan proses belajar-mengajar.
- Formulir Data Mahasiswa Baru FORM 021 asli yang telah diisi lengkap dan ditandatangani oleh orang tua / wali dan mahasiswa.
- Fotokopi ijazah / Surat Tanda Tamat Belajar (STTB) dan Surat Keterangan Hasil Ujian Negara (SKHUN) masing-masing satu lembar yang telah dilegalisasi oleh Kepala Sekolah.
- Fotokopi Akte Kelahiran satu lembar.
- Fotokopi KTP/SIM/paspor yang masih berlaku satu lembar.
- Empat lembar pasfoto berwarna dengan latar belakang warna biru ukuran 3 x 4 cm.
- Mengisi dan menandatangani surat pernyataan diri bebas narkoba.
- Mengisi dan menandatangani Admission Statement.
- Mengisi dan menandatangani Form Tata Tertib & Peraturan Tentang Disiplin Kampus.
- Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan Kekurangan Ijazah dan SKHUN.
- Formulir Data Mahasiswa Baru FORM 021 asli yang telah diisi lengkap dan ditandatangani oleh orang tua/wali dan mahasiswa.
- Surat Keterangan Penyetaraan Ijazah SMU (SMU Internasional).
- Fotokopi Akte Kelahiran satu lembar.
- Fotokopi KTP/SIM/paspor yang masih berlaku satu lembar.
- Empat lembar pasfoto berwarna dengan latar belakang warna biru ukuran 3 x 4 cm.
- Mengisi dan menandatangani surat pernyataan diri bebas narkoba.
- Mengisi dan menandatangani Admission Statement.
- Mengisi dan menandatangani Form Tata Tertib & Peraturan Tentang Disiplin Kampus.
- Mengisi dan menandatangani Surat Pernyataan Kekurangan Ijazah dan SKHUN.

Mahasiswa yang berasal dari SMU Internasional di dalam negeri atau High School di luar negeri diwajibkan melakukan penyetaraan ijazah setingkat SMU. Penyetaraan ijazah SMU ini dilakukan oleh mahasiswa yang bersangkutan di kantor Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia.
- Formulir Data Mahasiswa Baru FORM 021 asli yang telah diisi lengkap dan ditandatangani oleh orang tua/wali dan mahasiswa.
- Fotokopi paspor yang masih berlaku satu lembar.
- Empat lembar pasfoto berwarna dengan latar belakang warna biru ukuran 3 x 4 cm.
- Surat Ijin Belajar yang dikeluarkan oleh Kementerian Riset Teknologi dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia.
- Kartu Ijin Tinggal Terbatas (KITAS) bagi warga negara asing yang dikeluarkan oleh Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia.
- Mengisi surat pernyataan diri bebas narkoba.
- Mengisi Admission Statement.
- Mengisi Form Tata Tertib & Peraturan Tentang Disiplin Kampus.
Cuti akademik adalah pembebasan sementara mahasiswa dari kewajiban mengikuti kegiatan akademik. Mahasiswa dapat mengajukan permohonan cuti akademik apabila telah mengikuti pendidikan secara terus-menerus sekurang-kurangnya selama 2 (dua) semester. Sepanjang masa studi, mahasiswa diberi kesempatan untuk cuti maksimal 4 (empat) semester dan dapat diambil pada semester ganjil, semester genap, atau semester akselerasi. Satu kali masa cuti akademik sekurang-kurangnya 1 (satu) semester dan sebanyak-banyaknya 3 (tiga) semester.

Permohonan cuti akademik harus disetujui oleh ketua program studi dan dekan fakultas, kemudian diteruskan kepada direktur Administrasi Akademik dengan batas waktu sesuai Kalender Akademik (SK Senat No. 015/SK-Senat/UPH/V/2016 pasal 41).
- permohonan cuti akademik ini diajukan sebelum semester dimulai;
- masa cuti akademik dapat diambil selama 24 bulan atau 36 bulan secara berurutan;
- mahasiswa dikenakan biaya BPP Pokok dan Her Registrasi khusus sesuai dengan masa cuti akademik yang akan dijalani dan dibayar sekaligus bersamaan dengan pengajuan permohonan cuti akademik;
- mahasiswa yang menjalani cuti akademik wajib militer masih berhak mendapat cuti akademik reguler maksimal 4 (empat) semester lagi;
- setelah berakhirnya masa cuti akademik yang diambil, mahasiswa yang bersang-kutan harus melakukan Her Registrasi dan memenuhi kewajiban administrasi pada semester berikutnya.
Mahasiswa yang telah menjalani cuti akademik dan ingin aktif kuliah kembali diharuskan membuat surat permohonan aktif kuliah kembali yang ditujukan kepada dekan fakultas masing-masing.
- Pindah program studi diperbolehkan hanya satu kali selama mahasiswa mengikuti perkuliahan.
- Pindah program studi dilakukan pada Semester Ganjil atau Semester Genap Tahun Akademik pertama dalam masa studi mahasiswa yang bersangkutan atau selambat-lambatnya pada awal Semester Ganjil Tahun Akademik kedua sesuai dengan batas waktu pengajuan pindah program studi yang ditetapkan dalam Kalender Akademik yang berlaku.
- Masa studi mahasiwa yang pindah program studi paling lama 7 (tujuh) tahun akademik dihitung sejak semester pertama pada program studi asal.
- Alih kredit mata kuliah dari program studi asal ke program studi pindahan dilakukan sesuai dengan Kurikulum Operasional yang berlaku pada program studi pindahan.
- Pengajuan alih kredit mahasiswa pindahan wajib dilakukan oleh pengelola program studi pindahan paling lambat pada akhir minggu keempat perkuliahan di program studi pindahan dan mata kuliah yang tidak dapat dialihkreditkan harus langsung dihapus.
- Mahasiswa dikenakan biaya administrasi pindah program studi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Pembayaran uang kuliah bagi mahasiswa yang pindah program studi mengikuti ketentuan keuangan yang berlaku di program studi pindahan pada tahun akademik dilakukannya pindah program studi.
- Bila biaya SPP pada program studi pindahan lebih tinggi daripada program studi asal maka mahasiswa diwajibkan membayar selisih kekurangan biaya SPP tersebut (selisih dihitung dari biaya SPP program studi pada saat mahasiswa mendaftar di awal dibandingkan dengan biaya SPP program studi pindahan pada saat mahasiswa mendaftar untuk pindah program studi.
- Bila biaya SPP pada program studi pindahan lebih rendah daripada biaya SPP program studi asal maka tidak ada pengembalian selisih biaya SPP.
- Tatacara pindah program studi ini tidak berlaku bagi mahasiswa program double degree yang ingin pindah menjadi single degree; mahasiswa yang sudah dinyatakan putus kuliah dini dan telah diproses keluar dari Universitas Pelita Harapan.
(SKR No. 179/SKR-UPH/XII/2016)
Hal-hal yang menyebabkan seorang mahasiswa dinyatakan putus kuliah adalah:

- melampaui batas masa studi;
- pada akhir semester kelima belum mengumpulkan sekurang-kurangnya 40 sks mata kuliah lulus dan IPK kurang dari 2,00;
- terkena sanksi akademik.

Rektor dapat mengeluarkan surat keputusan tentang putus kuliah atas usulan dekan fakultas.
- Bila pada akhir semester pertama mahasiswa tidak mencapai IPK ≥ 2,00 atau tidak dapat mengumpulkan minimal 10 sks mata kuliah yang lulus maka akan mendapat Surat Notifikasi Pemberitahuan Hasil Studi Semester Pertama (Surat Term I).
- Bila pada akhir semester kedua mahasiswa tidak mencapai IPK ≥ 2,00 atau tidak dapat mengumpulkan minimal 20 sks mata kuliah yang lulus maka akan mendapat Surat Notifikasi Pemberitahuan Hasil Studi Semester Kedua (Surat Term II).
- Bila pada akhir semester ketiga mahasiswa tidak mencapai IPK ≥ 2,00 atau tidak dapat mengumpulkan minimal 24 sks mata kuliah yang lulus maka akan mendapat Surat Pemberitahuan Hasil Studi Semester Ketiga (Surat Term III).
- Bila pada akhir semester keempat mahasiswa tidak mencapai IPK ≥ 2,00 atau tidak dapat mengumpulkan minimal 32 sks mata kuliah yang lulus maka akan mendapat Surat Pemberitahuan Hasil Studi Semester Keempat (Surat Term IV).
- Bila pada akhir semester kelima, mahasiswa tidak mencapai IPK ≥ 2,00 atau tidak dapat mengumpulkan minimal 40 sks mata kuliah yang lulus maka akan mendapat Surat Pemberitahuan Putus Kuliah/early Drop Out.
- Pada akhir semester ketiga atau semester keempat mahasiswa yang menerima Surat Pemberitahuan Hasil Studi Semester Ketiga dan Surat Pemberitahuan Hasil Studi Semester Keempat dapat mengajukan pindah program studi ke program studi lain. Pindah program studi hanya dapat dikabulkan setelah mendapat persetujuan dari program studi yang dituju paling lambat sebelum semester dimulai.
- Bila mahasiswa masih tetap ingin kuliah di program studi yang sama maka berusahalah agar pada akhir semester kelima memperoleh IPK 2.00 dan sks lulus 40 sks atau lebih.
- Putus kuliah karena masa studi berlaku bagi mahasiswa yang melampaui masa studi.
- Batas masa studi adalah maksimal 7 (tujuh) tahun akademik terhitung mulai saat terdaftar sebagai mahasiswa, tidak termasuk cuti akademik.
- Putus kuliah karena masa studi diusulkan oleh dekan fakultas kepada wakil rektor bidang akademik untuk diproses dalam bentuk Surat Keputusan Rektor tentang Putus Kuliah karena Masa Studi.
Mahasiswa tidak aktif lebih dari 1 semester adalah mahasiswa yang tidak melunasi kewajiban keuangan lebih dari 1 (satu) semester. Mahasiswa yang tidak aktif tersebut akan diberikan surat pemberitahuan yang berisikan tentang kewajiban keuangan yang dilunasi sampai batas waktu yang ditentukan (1 bulan).

Apabila mahasiswa ingin aktif kuliah kembali setelah menerima surat pemberitahuan, maka mahasiswa harus melunasi kewajiban keuangannya sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam Surat Pemberitahuan (1 bulan). Tetapi apabila mahasiswa tidak ada tanggapan dan pembayaran, maka UPH akan mengeluarkan surat pengunduran diri/keluar dari UPH dan mahasiswa diyatakan tidak aktif lagi sebagai mahasiswa UPH.
Mahasiswa yang tidak aktif/masuk sejak permulaan perkuliahan semester pertama, akan di evaluasi dan di monitor oleh program studi /fakultas sehingga mahasiswa tersebut dapat diusulkan untuk dikeluarkan/dihapus datanya dari mahasiswa UPH.
Mahasiswa yang terlambat membayar kewajiban keuangan sampai batas waktu yang ditentukan dalam kalender akademik, diharuskan mengisi Form Pernyataan Telat Bayar. Form tersebut berisikan tentang pernyataan mahasiswa untuk tidak telat membayar kewajiban keuangan pada semester berikutnya dan bersedia diberikan sanksi akademik.

Setelah mahasiswa mengisi Surat Pernyataan tersebut dan melakukan pembayaran selambat-lambatnya sampai dengan akhir minggu keempat semester berjalan permohonan masih dapat diproses (mata kuliah akan diinput oleh Registrar) dan mahasiswa diperkenankan mengikuti perkuliahan. Apabila mahasiswa terlambat membayar kewajiban keuangan dua semester berturut-turut akan dikenakan sanksi akademik berupa cuti akademik.
Beban belajar mahasiswa dalam satu semester ditentukan sebagai berikut:

1. Pada semester ganjil dan semester genap mahasiswa dapat mengambil mata kuliah sebanyak-banyaknya 20 (dua puluh) sks;
2. Mulai tahun akademik kedua dan selanjutnya, pada semester ganjil dan semester genap mahasiswa yang mendapatkan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) dan Indeks Prestasi Semester (IPS) sekurang-kurangnya 3,00 (tiga koma nol nol) dapat mengambil mata kuliah sebanyak-banyaknya 24 (dua puluh empat) sks;
3. Mulai tahun akademik kedua dan selanjutnya, pada semester ganjil dan semester genap mahasiswa yang mendapatkan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) atau Indeks Prestasi Semester (IPS) setinggi-tingginya 2,00 (dua koma nol nol) hanya diperbolehkan mengambil mata kuliah sebanyak-banyaknya 12 (dua belas) sks;
4. IPS yang dimaksud pada butir a.2 dan a.3 di atas adalah IPS pada akhir semester genap tahun akademik sebelumnya;
5. IPK yang dimaksud pada butir a.2 dan a.3 di atas adalah IPK pada akhir semester (n-2);
6. Pada setiap semester akselerasi yang diselenggarakan di antara semester genap dan semester ganjil mahasiswa dapat mengambil mata kuliah sebanyak-banyaknya 9 (sembilan) sks;
7. Nama, jumlah, dan jumlah sks mata kuliah pada semester lebih tinggi yang dapat diambil lebih dulu oleh mahasiswa sebagaimana dimaksud pada butir 2 di atas ditentukan oleh program studi dengan pertimbangan pedagogis dan menurut ketersediaan mata kuliah yang dibuka pada semester tersebut;
8. Mahasiswa sebagaimana dimaksud pada butir 2 di atas yang bermaksud mengambil mata kuliah tambahan wajib mengajukan permohonan pada Ketua Program Studi melalui Pembimbing Akademik sesuai batas waktu yang ditetapkan oleh Universitas Pelita Harapan;
9. Nama, jumlah, dan jumlah sks mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa sebagaimana dimaksud pada butir 3.

(SK Senat No.015/SK-Senat-UPH/V/2016)
KSM berisi pengambilan mata kuliah tiap semester yang sudah ditetapkan/dipaketkan sesuai dengan Kurikulum Operasional program studi.

KSM dikirim ke akun e-mail mahasiswa dan mahasiswa mencetak sendiri. KSM dibawa dan dipergunakan sebagai persyaratan mengikuti ujian (UTS dan UAS). Masing-masing mahasiswa akan mendapat akun e-mail sebagai berikut:

a. Format akun e-mail mahasiswa angkatan 2015: s@student.uph.edu Contoh akun e-mail: [email protected] (Catatan, huruf s-nya huruf kecil)
b. Format akun e-mail mahasiswa angkatan > 2016: Nama mahasiswa : I Putu Rama Adiguna Sumerta, NPM 01011170146 Contoh akun e-mail: [email protected] (Catatan, huruf is-nya huruf kecil)
c. Format password akun e-mail mahasiswa angkatan 2015 adalah angka tanggal bulan tahun tanggal lahir mhs : Contoh password: 28021995

KSM dapat dicetak dan dipakai mengikuti ujian apabila mahasiswa telah:

a. melunasi pembayaran biaya kuliah pada semester berjalan;
b. melengkapi seluruh persyaratan administrasi akademik (berkas Registrasi Ulang);
c. menempel pasfoto terbaru ukuran 2 x 3 pada KSM.
patching 2 x 3 recent photo on student study card.

Mahasiswa yang belum mendapat KSM agar menghubungi Registrar untuk diproses lebih lanjut.
Kartu Hasil Studi merupakan laporan hasil studi mahasiswa yang berisi hasil nilai akademik. Masing-masing mahasiswa dapat melihat hasil studi setiap semester dengan mengakses sistem OPCS menggunakan akun (user id dan password) yang telah diberikan.

Kartu Hasil Studi juga dikirimkan kepada orang tua mahasiswa secara periodik/setiap akhir semester setelah nilai semua diproses. Tiap orangtua akan menerima email seperti berikut:

- Format akun e-mail orangtua angkatan 2013-2015: s@parent.uph.edu Contoh akun e-mail: [email protected] (Catatan, huruf s-nya huruf kecil)
- Format akun e-mail orangtua angkatan > 2016: Nama mahasiswa : I Putu Rama Adiguna Sumerta, NIM 01011170146 Contoh akun e-mail: [email protected] (Catatan, huruf is-nya huruf kecil)
- Format password akun e-mail orangtua adalah angka tanggal bulan tahun tanggal lahir mhs : Contoh password: 28021995

INFO KONTAK

Lokasi : Gedung A, Lantai 3
Nomor Telepon : 021-5460901/7 ext. 1325/1327
Fax : 021-54205025
Jam Pelayanan : Senin, Selasa & Jumat – jam 09:00 – 16:00 WIB

Rabu dan Kamis – jam 07:30 – 16:00 WIB

.ޚ*lgh֦z(ǜnb+x+EiȭzxY^v,z+r֮ئi'枺׬rx"uz݉Ƨ(蛺˭{)y˥ڶq۫Bz(jb]ǫxءXZmޚv^׫zk"~)⵫֭zZmޞԢ蜪{kj^yn)ۢxzr춻*"׫^N鏊jh۫jX'hw."׫B榲'Xjg{Z+Z@˦ueǚu靉ȭz^u)צ-"q .)qi))i֧v鞲Шjk^r骹*zޚ˛Ț j v)n߉ȨzZ֟׬ǧgbr}Jei(˥jۦ

.ޚ*lgh֦z(ǜnb+x+EiȭzxY^v,z+r֮ئi'枺׬rx"uz݉Ƨ(蛺˭{)y˥ڶq۫Bz(jb]ǫxءXZmޚv^׫zk"~)⵫֭zZmޞԢ蜪{kj^yn)ۢxzr춻*"׫^N鏊jh۫jX'hw."׫B榲'Xjg{Z+Z@˦ueǚu靉ȭz^u)צ-"q .)qi))i֧v鞲Шjk^r骹*zޚ˛Ț j v)n߉ȨzZ֟׬ǧgbr}Jei(˥jۦ

.ޚ*lgh֦z(ǜnb+x+EiȭzxY^v,z+r֮ئi'枺׬rx"uz݉Ƨ(蛺˭{)y˥ڶq۫Bz(jb]ǫxءXZmޚv^׫zk"~)⵫֭zZmޞԢ蜪{kj^yn)ۢxzr춻*"׫^N鏊jh۫jX'hw."׫B榲'Xjg{Z+Z@˦ueǚu靉ȭz^u)צ-"q .)qi))i֧v鞲Шjk^r骹*zޚ˛Ț j v)n߉ȨzZ֟׬ǧgbr}Jei(˥jۦ

.ޚ*lgh֦z(ǜnb+x+EiȭzxY^v,z+r֮ئi'枺׬rx"uz݉Ƨ(蛺˭{)y˥ڶq۫Bz(jb]ǫxءXZmޚv^׫zk"~)⵫֭zZmޞԢ蜪{kj^yn)ۢxzr춻*"׫^N鏊jh۫jX'hw."׫B榲'Xjg{Z+Z@˦ueǚu靉ȭz^u)צ-"q .)qi))i֧v鞲Шjk^r骹*zޚ˛Ț j v)n߉ȨzZ֟׬ǧgbr}Jei(˥jۦ

.ޚ*lgh֦z(ǜnb+x+EiȭzxY^v,z+r֮ئi'枺׬rx"uz݉Ƨ(蛺˭{)y˥ڶq۫Bz(jb]ǫxءXZmޚv^׫zk"~)⵫֭zZmޞԢ蜪{kj^yn)ۢxzr춻*"׫^N鏊jh۫jX'hw."׫B榲'Xjg{Z+Z@˦ueǚu靉ȭz^u)צ-"q .)qi))i֧v鞲Шjk^r骹*zޚ˛Ț j v)n߉ȨzZ֟׬ǧgbr}Jei(˥jۦ

INFO KONTAK

Lokasi : Gedung A, Lantai 3
Nomor Telepon : 021-5460901/7 ext. 1325/1327
Fax : 021-54205025
Jam Pelayanan : Senin, Selasa & Jumat – jam 09:00 – 16:00 WIB

Rabu dan Kamis – jam 07:30 – 16:00 WIB

Formulir

INFO KONTAK

Lokasi : Gedung A, Lantai 3
Nomor Telepon : 021-5460901/7 ext. 1325/1327
Fax : 021-54205025
Jam Pelayanan : Senin, Selasa & Jumat – jam 09:00 – 16:00 WIB

Rabu dan Kamis – jam 07:30 – 16:00 WIB